Ознакомление с документами под роспись в трудовых отношениях. Ознакомление с документами Порядок ознакомления сотрудников с информацией

"В каком порядке нужно знакомить работников с локальными нормативными актами и изменениями к ним?"

ТК РФ особо оговаривает вопрос ознакомления работников с локальными нормативными актами. Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Обратите внимание, именно с теми актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, а не со всеми подряд. Т. е., например, не нужно знакомить с положением о командировках работника, которого в командировки не направляют и направлять не собираются.

Поскольку точный порядок ознакомления с локальным нормативным актом кодексом не определен, на практике существуют различные варианты:

1) К локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления. Такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом. Данный вариант подходит для небольших организаций, в которых трудится немного работников. Однако неудобен для крупных компаний. В них чаще используется следующий вариант.

2) Ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Если в локальный нормативный акт вносятся изменения, то с такими изменениями работников тоже нужно знакомить. Обычно это делается в том же порядке, что и первоначальное ознакомление.

Напомним, что особенности ознакомления работников с локальными нормативными актами могут быть предусмотрены коллективным договором или иным локальным нормативным актом (коим может оказаться даже приказ). И эти особенности Вам нужно учесть при ознакомлении работников.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" также доступны:

• ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ БЕЗ ПОДПИСИ РАБОТНИКА: ОСТОРОЖНО, НЕ ОШИБИТЕСЬ!
• ПРИНЯТЫЙ РАБОТНИК ОТКАЗЫВАЕТСЯ ПОДПИСАТЬ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
• НЕПРАВИЛЬНОЕ ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ВЛЕЧЕТ ШТРАФ

Согласно действующему законодательству, работодателям необходимо знакомить сотрудников с приказами, распоряжениями, положениями, инструкциями и прочими организационно-распорядительными документами. При этом есть документы, по которым сотрудникам нужно подтверждать ознакомление личной подписью. К ним относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка, положения по охране труда.

В DirectumRX и прежде можно было организовать ознакомление с организационно-распорядительными документами при помощи простых задач. Однако, в таком случае возникал ряд неудобств. Например, чтобы ознакомить с документом большое число сотрудников разных подразделений, приходилось вручную указывать всех в задаче.

В новой версии системы появился механизм, который упрощает отправку приказов, распоряжений, постановлений и инструкций на ознакомление под личную подпись и в электронном виде. Также теперь есть инструменты для наглядного контроля за ходом ознакомления.

Чтобы узнать, как это работает, сначала определимся с участниками процесса ознакомления. В нем участвуют:

Руководитель , который утверждает организационно-распорядительный документ.

Сотрудники организации , которым нужно ознакомиться с документом и, если потребуется, подтвердить это своей личной подписью.

А теперь найдем ответы на вопросы:

• как отправить документ на ознакомление?
• как подтвердить ознакомление с документом?
• как контролировать ознакомление?

Как отправить документ на ознакомление?

Рассмотрим ситуацию: руководитель утвердил приказ и секретарю необходимо ознакомить с документом группу сотрудников под личную подпись.

Секретарь может отправить документ на ознакомление, например, из списка или из карточки документа.

DirectumRX также позволяет выстроить единый и непрерывный процесс: отправка на ознакомление доступна из и при согласовании документа по регламенту.

Для отправки на ознакомление создается . При этом сам документ и его приложения автоматически добавляются во вложения. Далее секретарь указывает срок ознакомления и заполняет остальные параметры. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

Выбор способа ознакомления . Способ указывается в задач е с помощью флажка Ознакомление в электронном виде . Ознакомление возможно:

• в электронном виде (флажок установлен) - это значит, что личные подписи сотрудников не требуются, им нужно прочитать документ и выполнить задание. При старте такой задачи система проверяет, что документ утвержден. Это гарантирует ознакомление сотрудников именно с утвержденной версией;
• под личную подпись (флажок снят) -это значит, что для подтверждения ознакомления необходима личная подпись сотрудника на бумажном документе. При этом в задании для сотрудников появится пояснение, что нужно подойти к ответственному и поставить подпись .

В нашем случае ознакомить сотрудников необходимо под личную подпись, поэтому секретарю нужно снять флажок в задаче.

Заполнение списка участников ознакомления . Участников можно указать вручную, а затем сохранить по кнопке Cохранить список . Таким образом, в будущем получится повторно использовать созданный список при отправке документов на ознакомление. К слову, можно заранее подготовить списки ознакомления в специальном .

Если подходящий список сотрудников уже есть, то стоит выбрать его по кнопке Заполнить из списка и участники задачи заполнятся автоматически. Это удобно и экономит время, особенно, если нужно ознакомить с документом большое количество сотрудников.

Печать бланка листа ознакомления . В зависимости от документа и порядка ознакомления, принятого в организации, сотрудники проставляют личные подписи на бумажном экземпляре документа, в журнале ознакомления или на специальном бланке - листе ознакомления. Предположим, что в нашем случае подписи проставляются в листе ознакомления. Бланк перед отправкой задачи в один клик по кнопке Р аспечатать бланк . В листе ознакомления сразу заполняется название документа, информация о приложениях, участники ознакомления, а также кто и когда распечатал бланк. Вручную заполнять эти данные секретарю не придется.

Когда параметры задачи заполнены, участники указаны, бланк листа ознакомления сформирован и распечатан, наш секретарь может отправлять задачу в работу.

Как подтвердить ознакомление с документом?

Сотрудникам для ознакомления с документом приходит . Пояснение в карточке помогает быстро определить, нужно ли подтверждать ознакомление личной подписью.

Если личная подпись необходима, то сотрудник знакомится с документами из области вложений. Затем подходит к ответственному сотруднику и ставит свою подпись. После этого он смело выполняет задание.

При ознакомлении в электронном виде сотрудник читает вложенные документы и выполняет задание. При этом система обязательно проверяет, что сотрудник обращался к нужной версии документа. Так мы можем быть уверены, что он действительно открывал документ для ознакомления.

Как контролировать ознакомление?

Закладка «Задачи» в карточке документа . На ней отображается информация о задачах и заданиях на ознакомление, в которые вложен документ. Секретарь может время от времени обращаться к закладке для промежуточного контроля. Это помогает оперативно «вычислить» сотрудников, которые еще не ознакомились с документом, а также сотрудников, чьи задания выполнены по замещению:

Задание на завершение работ по ознакомлению . Его получает секретарь, после того, как все сотрудники выполнят свои задания. Переписка поможет секретарю при итоговом контроле: по ней легко определить, все ли сотрудники лично ознакомились с документом:

Отчет «Лист ознакомления» . Он станет верным помощником секретаря и при промежуточном, и при итоговом контроле. Отчет формируется из карточки задачи на ознакомление, задания на завершение работ и из карточки документа. Он позволяет получить список:

• сотрудников, которые еще не ознакомились с документом. Это поможет вовремя поторопить сотрудников, чтобы завершить процесс к нужному сроку;
• всех участников ознакомления. Так можно убедиться, что сотрудники лично изучили документ и никто ошибочно не выполнил задание по замещению;
• сотрудников, которые ознакомились с документом. Таким образом секретарь имеет возможность распечатать лист ознакомления, завизировать его и поместить в дело вместе с документом для документального подтверждения ознакомления сотрудников.

***

Автоматизируйте ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами вместе с DirectumRX. Система поможет сделать этот процесс простым, наглядным и контролируемым.

А как ознакомление с документами организовано у вас?

***

Узнать больше о новинках DirectumRX 2.8 можно в и в документе «Изменения DirectumRX 2.8» на сайте поддержки . Также вы можете поработать в обновленной системе и лично оценить ее возможности на нашем на

Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас.

Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

1. Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
2. В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
3. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
4. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма 2019 г.

Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

1. В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
2. Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
3. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:

• «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
• «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е. все учреждения, имеющие более высокое положение;
• «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).

1. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:

• полное название документа;
• количество экземпляров;
• при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).

1. В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
2. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один. Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

• дата принятия документа;
• общее количество пересылаемых экземпляров;
• количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
• при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

1. Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
2. Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.
3. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией. Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Сроки ответа

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней . Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например: «Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней». В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная: «Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Процедура хранения

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов). Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

1. Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.
2. После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
3. В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
4. Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании.

Об утверждении Порядка ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов, формы ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, ..

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

Об утверждении Порядка ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов, формы ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов

Документ с изменениями, внесенными:
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 21.11.2016, N 0001201611210022).
____________________________________________________________________

В соответствии с пунктом 2 статьи 1246 , пунктом 2 статьи 1385 части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 52, ст.5496; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 27, ст.3122; N 45, ст.5147; 2010, N 8, ст.777; N 9, ст.899; N 41, ст.5188; 2011, N 50, ст.7364; 2013, N 27, ст.3477, 3479; N 30, ст.4055; 2014, N 11, ст.1100; 2015, N 1, ст.83; N 27, ст.3996; N 29, ст.4342)

приказываю:

1. Утвердить:

Порядок ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов;

форму ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя Федеральной службы по интеллектуальной собственности Ивлиева Г.П.

Врио Министра
Е.И.Елин

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
5 октября 2015 года,
регистрационный N 39144

Порядок ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов

1. Ознакомление с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдача копий таких документов (далее - заявка, документы заявки) осуществляется по ходатайству любого лица об ознакомлении с документами заявки и выдаче копий таких документов (далее соответственно - заявитель, ходатайство), представленному по форме, утвержденной настоящим Приказом.

Положения настоящего Порядка ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов (далее - Порядок) не применяются к заявкам на секретное изобретение, а также к сведениям, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации, содержащимся в документах заявки.

2. После поступления ходатайства в Роспатент проводится установление следующих обстоятельств:

1) уплачена пошлина в размере и порядке, установленных Положением о патентных и иных пошлинах за совершение юридически значимых действий, связанных с патентом на изобретение, полезную модель, промышленный образец, с государственной регистрацией товарного знака и знака обслуживания, с государственной регистрацией и предоставлением исключительного права на наименование места происхождения товара, а также с государственной регистрацией отчуждения исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации, залога исключительного права, предоставления права использования такого результата или такого средства по договору, перехода исключительного права на такой результат или такое средство без договора , утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 10 декабря 2008 года N 941 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 51, ст.6170; 2011, N 39, ст.5487; 2013, N 47, ст.6106; 2016, N 13, ст.1844);
(Подпункт в редакции, введенной в действие со 2 декабря 2016 года приказом Минэкономразвития России от 20 октября 2016 года N 670 .

2) ходатайство подано в отношении документов заявки на несекретное изобретение;

3) ходатайство подано заявителем, не являющимся заявителем по заявке, после публикации сведений о заявке, которая не отозвана и не признана отозванной на дату публикации сведений о ней;

5) не истек срок хранения документов заявки в соответствии Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291; N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320).

3. При соблюдении условий, указанных в пункте 2 Порядка, Роспатент осуществляет подбор документов заявки на бумажном носителе из архивного фонда Федерального государственного бюджетного учреждения "Федеральный институт промышленной собственности" (ФИПС), в том числе из отдаленного фонда архивного хранения ФИПС.

4. Подбор документов заявки в электронном виде осуществляется из системы электронного документооборота по изобретениям, полезным моделям, промышленным образцам ФИПС.

5. При выдаче (направлении) Роспатентом заявителю копий документов заявки листы подготовленных копий документов заявки скрепляются (если количество листов копий документов заявки превышает 1 лист) и заверяются печатью Роспатента и подписью должностного лица, подготовившего комплект копий документов, с расшифровкой фамилии и инициалов, даты заверения.

Если количество листов копий документов заявки не превышает 1, подпись должностного лица, заверившего копию, с расшифровкой фамилии и инициалов, дата заверения и круглая печать Роспатента ставятся на листе копии документа заявки после содержащегося на нем текста.

6. Копии документов заявки выдаются (направляются) заявителю вместе с уведомлением об удовлетворении ходатайства, касающегося выдачи копий документов заявки.

7. Ознакомление заявителя с документами заявки осуществляется в Роспатенте в соответствии с согласованными Роспатентом датой и временем ознакомления с документами заявки.

Дата и время ознакомления с документами заявки и телефон представителя Роспатента, ответственного за ознакомление заявителя с документами заявки (далее - исполнитель), указываются в уведомлении об удовлетворении ходатайства, касающегося ознакомления с документами заявки, направляемом Роспатентом заявителю.

При отсутствии у Роспатента возможности ознакомить заявителя с документами заявки в дату и время, указанные в ходатайстве, касающемся ознакомления с документами заявки, согласование новых даты и времени ознакомления с документами заявки осуществляется исполнителем способом, указанным заявителем в ходатайстве, касающемся ознакомления с документами заявки, в том числе по номеру контактного телефона.

Дата ознакомления заявителя с документами заявки по просьбе заявителя может быть перенесена, но не более чем на 3 месяца с даты ознакомления с документами заявки, указанной в уведомлении, предусмотренном абзацем первым настоящего пункта. Согласование переноса даты ознакомления с документами заявки осуществляется заявителем по телефону, указанному в уведомлении, предусмотренном абзацем первым настоящего пункта.

Ознакомление с документами заявки осуществляется в присутствии исполнителя.

После ознакомления с документами заявки на ходатайстве заявителем осуществляется запись: "С материалами заявки N (указывается номер заявки) ознакомлен", проставляется дата ознакомления, подписи, фамилия и инициалы лица, ознакомившегося с документами заявки, и исполнителя.

УТВЕРЖДЕНА
приказом
Минэкономразвития России
от 28 августа 2015 года N 614
(В редакции, введенной в действие
со 2 декабря 2016 года
приказом Минэкономразвития России
от 20 октября 2016 года N 670 .

Форма ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Об утверждении Порядка ознакомления с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдачи копий таких документов, формы ходатайства об ознакомлении с документами заявки на выдачу патента на изобретение, полезную модель, промышленный образец и выдаче копий таких документов (с изменениями на 20 октября 2016 года)

В какие сроки необходимо ознакомить работников с приказом по основной деятельности и с переизданным и утвержденным новым локальным актом - Правила внутреннего распорядка?

Ответ