Как заполнить опись вложения. Как правильно отправлять заказное письмо с описью вложения: образец. Учимся отличать бандероль от посылки

1. Убедитесь, что не пересылаете ничего .
2. Упакуйте посылку согласно требованиям к упаковке .
3. Для посылки по России: заполните бланки адресного ярлыка (ф. 7-п) и сопроводительного адреса (ф. 116) .
4. Для посылки за границу: заполните бланки сопроводительного адреса CP 71 и таможенной декларации CN 23 .
5. Если необходима опись вложения, заполните 2 экземпляра бланка описи (ф. 107) .
   ВНИМАНИЕ! Посылка с описью вложения передается сотруднику Почты в открытом виде для сверки.
6. Если вам нужно уведомление о вручении, возьмите на столе в почтовом отделении бланк уведомления (для отправлений по России - бланк ф. 119, для отправлений за границу - бланк CN 07), заполните его и передайте вместе с отправлением сотруднику отделения.
7. Передайте посылку и бланки сотруднику почтового отделения.

Дополнительные услуги

• Уведомление о вручении . Пакет будет вручен адресату под роспись. Вы получите подписанное адресатом уведомление о вручении.

Почтовая опись вложения: образец и бланк форма 107 - это документ, в котором описаны все вложенные в отправление предметы по наименованиям, по количеству и стоимости. Эта форма стандартизована, ее можно заполнить от руки либо на компьютере.

Вариант такого оформления отправки, довольно хорошо востребован и сегодня. Заполнить бланк описи совсем несложно, при необходимости можно дополнительно проконсультироваться с сотрудником почты.

Такой вариант пересылки удобно использовать для подтверждения юридического факта отправки или получения, каких либо документов или материальных ценностей. С помощью такого оформления можно застраховать пересылку предметов от материального ущерба из-за порчи или полной утраты ценностей.

В нашем сегодняшнем обзоре подробно рассмотрим, как оформить такой документ, как он работает на практике, каким правилам он подчиняется и как его правильно использовать.

Назначение описи

Опись вложений, дает возможность четко охарактеризовать отправление, так как в нем указывается наименование вложений, их количество и оценочная стоимость. Заполняя опись, отправитель перечисляет содержимое письма или посылки, четко характеризуя, предметы которые он отправляет по почте. Затем сотрудник почты принимая, открытое отправление сверяет содержимое с описью, и, проконтролировав отправку содержимого, подтверждает это своей подписью и почтовым штампом. Таким образом, почта принимает на себя ответственность за отправление.

Далее Почта России несет уже материальную ответственность за целостность и сохранность отправления по всему пути следования письма либо посылки до адресата. И в случае вскрытия или повреждения отправления по пути следования, почта должна будет выплатить компенсацию отправителю за нанесенный при доставке отправления ущерб.

Таким образом, опись является своего рода документом гарантирующим получение компенсации отправителем при утрате или повреждении отправления. Однако, для возмещения ущерба дополнительно к описи нужно будет еще прикладывать кассовый чек отправления, предъявлять паспорт и заполнять специальное почтовое заявление на компенсацию.

Опись можно использовать для отправлений следующих типов:

• Письмо
• Бандероль
• Посылка.

При заполнении описи нужно учитывать, что указываемая стоимость вложений влияет:

• на размер почтового сбора, который нужно будет оплатить при отправке отправления
• на размер компенсации, на которую можно будет претендовать при утрате или порчи отправления.

Опись имеет не столько стоимостное значение. Кроме того, опись имеет важное юридическое значение, особенно это касается отправки писем. Отправка писем с описью - важный юридический факт, фиксирующий отправку юридически важных документов в определенную дату. Такая фиксация действия - имеет уже правовое измерение, важное для юридических процедур (судебных, исполнительных и т.д.).

Этот способ уже существует довольно давно и, несмотря на информатизацию, не претерпел никаких изменений, он является самым простым и доступным абсолютно для всех.

Например, Налоговым кодексом предусматривается отправка налогоплательщиками/налоговыми агентами деклараций в ФНС в виде письма, с описью содержащихся в нем документов.

Важно отметить, что услуга опись вложений действует только для отправлений по России.

Заполнять опись можно как привычным способом от руки, так и более удобным - на компьютере и затем распечатать сразу 2 экземпляра. Рассмотрим подробно порядок заполнения описи вложений:

• Сначала нужно указать тип отправления - письмо, бандероль, посылка
• В строке «Кому», указывается фамилия, полностью имя и отчество адресата, либо название организации или гос.ведомства или учреждения
• В строке «Куда», как обычно указывается полный почтовый адрес получателя отправления
• Далее необходимо заполнить таблицу, которая описывает содержимое отправления. В соответствующих графах № п/п и наименование указываем, наименования содержимого отправления и их номера по прядку. В графе количество проставляем, количество каждого предмета в отправлении. К заполнению графы стоимость нужно отнестись со вниманием. Так как указанная объявленная ценность предмета напрямую влияет на получение суммы компенсации в случае утраты или порчи отправления. Однако, эта стоимость влияет и на величину почтового сбора.

При указании оценки вложений, следует учитывать, что чем выше стоимостная оценка каждого из предметов, тем выше страховой почтовый сбор, но и тем выше компенсация при утрате отправления.

Страховой почтовый сбор для конкретного отправления можно рассчитать с помощью почтовых калькуляторов, которые есть на официальном почтовом сайте или на других информационных ресурсах. Если говорить обобщенно, то почтовый сбор составит примерно: 50 рублей за оценку отправления, плюс 4% от общей вашей оценки отправления.

Если оценка вложений не предусматривается, в соответствующих графах указания цены ставятся прочерки.

• Заполнив все необходимые строки, нужно подвести общие количественные итоги вложенных предметов, указать их общую стоимость в отведенной для этого строке, внизу почтовой формы. Общие итоги записываются цифрами, например: «6 листов, 46 рублей» или просто цифры напротив соответствующих граф.

Если полный список не умещается на одном листе формы описи, необходимо взять еще один бланк, верхнюю часть следующего бланка заполнить аналогично, заполнение таблицы продолжить. При этом на каждом листе надо указывать номер листа описи и общее количество листов: «Лист 1 из 2», «Лист 2 из 2».

• Внизу описи, в отведенной для подписи отправителя строке «Отправитель» надо поставить свою подпись.

Бланки почтовой описи заполняются в 2 экземплярах, один потом вкладывается в отправление, а другой после заверения сотрудником почты, остается у отправителя на руках.

Пустые строки таблицы можно перечеркнуть символом «Z».

Для вложений без оценки в итоговой строке напротив соответствующей графы ставится прочерк.

Важно: Исправления в почтовой описи не допускаются.

Регламент отправки отправления с описью

Почтовые правила предписывают сотрудникам почты сверить следующее:

• Отправление с описью должно подаваться в открытом виде;
• Отправитель должен предоставить опись в 2 экземплярах и исправления не допускаются;
• Сотрудник почты сличает между собой оба экземпляра описи;
• Данные адресата должны полностью совпадать в описи и на почтовой упаковке;
• Сотрудник почты сверяет отправляемые предметы и их наименования в описи. Наименование предметов, их количество и оценка, не должны вызывать вопросов;

Обычно считается, что наименование должно быть юридически значимо, а оценка «правдоподобна». Если предмет без оценки, то надо поставить прочерк в соответствующей графе описи.

• Если все полностью соответствует, сотрудник ставит свою подпись, пишет свою должность и ставит почтовый штамп с индексом и датой;
• Один экземпляр описи кладется в регистрируемое отправление поверх предметов, которые в нем содержатся;
• Далее сотрудник запечатывает отправление и оформляет его отправку в почтовой базе.
• Второй экземпляр описи выдается отправителю на руки, также с подписью сотрудника и почтовым штампом.

За проверку описей вкладываемых в посылки с граждан взимается дополнительный почтовый сбор. За проверку описей и регистрируемых ценных почтовых отправлений с юрлиц взимается плата.

Отравление собрано, опись заполнена, теперь нужно отправить по почте наше письмо, бандероль или посылку. При приеме отправления в раскрытом виде, сотрудница почты, прежде всего, сверяет его содержимое с описью. Если все точно совпадает и к заполненной описи в двух экземплярах, не возникло никаких нареканий, то оба экземпляра описи заверяются почтовым штампом с оттиском даты и почтовым индексом, и подписью сотрудника почты. Если у сотрудника почты нет нареканий к содержимому отправления и оформлению описи, то он подписывает опись с указанием своей должности, ставит штамп своего почтового отделения.

Затем опись вкладывается в отправление и почтовая упаковка запечатывается. А второй экземпляр описи остается у отправителя. Далее отправление принимается к отправке и проходит стандартное почтовое оформление на отправку по указанному адресу.

При сверке описи вложений и содержимого отправления, сотрудник почты подтверждает наличие содержимых предметов по наименованиям, количеству, примерной оценке стоимости, а также соответствие адресата в описи и на почтовой упаковке отправления. Факт заверения, описи, сотрудником почты его подписью и почтовым штампом имеет юридическую силу. С этого момента почтовая служба начинает нести материальную ответственность за доставку и сохранность отправления.

Процедура получения отправления с описью

Такое отправление должно вручаться адресату лично под роспись, либо представителю адресата по доверенности. При вручении отправления адресату, сотрудник почты сам его вскрывает и сличает наличие всех предметов с описью. В этом случае, при обнаружении нехватки предметов, сотрудник почты обязан составить акт о недостаче. Затем этот акт отправляется в вышестоящее подразделение для проведения проверки. Проверка должна пройти в срок до 2 месяцев. После проверки почтовая служба должна возместить отправителю или получателю стоимость утерянных в ходе пересылки предметов.

Если при получении отправления возникли какие-то спорные ситуации, то их разрешение полностью регламентировано в правилах почтовой службы, расскажем о них подробнее в следующем разделе нашего обзора.

Для отправлений с описью существует следующий регламент:

1. Такие отправления вскрываются перед выдачей адресату.
2. Вложенные предметы сличаются с описью.
3. Если в ходе проверки, наличие предметов в отправлении соответствует описи, то акт на вскрытие отправления не составляется. Оправление выдается адресату в обычном установленном порядке.
4. Если при вскрытии, наличие предметов в отправлении будет соответствовать описи, но адресат откажется от получения отправления, то сотрудник почтовой службы должен составить акт о вскрытии отправления в 2 экземплярах, как ему предписывает Порядок оформления дефектных отправлений. В составляемом акте, сотрудник указывает, что адресат отказался получать отправление, и что отправление будет перезапечатано и направлено назад отправителю. Такое отправление направляется назад отправителю с этим актом об отказе адресата, второй экземпляр акта подшивается к текущей внутренней почтовой отчетности и проведение проверки по такому случаю не предусмотрено.
5. Если в ходе вскрытия и сличения предметов с описью, обнаружится их нехватка или хотя бы частичная порча содержимых предметов, то акт о вскрытии дефектного отправления составляется в 3 экземплярах и проводится внутриведомственная проверка.
6. Если при получении адресат отказывается от вскрытия отправления сотрудником почты для сличения содержимого с описью, то на почтовом извещении, заполняемом при вручении отправления он должен написать, что он отказался от вскрытия и претензий к почтовой службе не имеет. То, считается, что почтовая служба свои функции выполнила, и никакие претензии уже предъявляться не могут.
7. Для ценных отправлений с описью и наложенным платежом, существует схожий порядок выдачи, но они выдаются только после оплаты получателем стоимости наложенного платежа и услуг по пересылке. Но до внесения оплаты получатель отправления имеет право узнать адресную информацию об отправителе. Оплата наложенного платежа оформляется в обычном порядке, как и по другим отправлениям с наложенным платежом. После оплаты необходимой суммы получателю выдается чек-квитанция об оплате и вручается адресованное ему отправление. Акт на вскрытие отправления не составляется.
8. Если при вскрытии сотрудником почты отправления с описью и наложенным платежом, были обнаружены предметы в дефектном состоянии, то составляется акт о вскрытии дефектного отправления и сумма наложенного платежа до вскрытия не уплачивается. Если получатель отказывается получать такое отправление после вскрытия сотрудником почты, то оформляется возврат почтового отправления.
9. Для отправлений с описью и объявленной ценностью и наложенным платежом, в случае отказа получателя от вскрытия и проверки такого отправления, он ставит свою подпись и удостоверяет свое согласие на почтовом извещении на выдачу отправления, что претензий не имеет.
10. Если при вскрытии сотрудником почты отправления с описью вложений и наложенным платежом, подтверждается его целостность, но получатель отказывается оплачивать полную стоимость наложенного платежа и услуг по пересылке, то сотрудник почты должен составить акт о дефектном почтовом отправлении в 2 экземплярах. В акте указывается, что получатель отказался от отправления и отправление перезапечатывается в присутствии адресата и отправляется обратно отправителю с экземпляром акта. А второй экземпляр акта подшивается к текущей внутренней почтой отчетности. Внутриведомственная проверка в данном случае не проводится.
11. Для ценных отправлений с описью и наложенным платежом, при выявлении сотрудником почты, в момент вскрытия частичной или полной недостачи, порчи или замены описанных предметов - составляется акт о дефектных отправлениях в 3 экземплярах. Затем проводится внутриведомственная проверка.
12. Для ценных отправлений с описью и наложенным платежом, в случае отказа адресатом от получения отправления после вскрытия сотрудником почты - оформляется возврат почтового отправления.
13. После выдачи адресату ценного отправления с описью и наложенным платежом, отправление обратно не принимается и уплаченные им деньги не возвращаются.
14. Частичная выдача предметов из отправлений запрещена.

Заключение

Почтовые отправления с описью вложений довольно часто используемый вариант отправки писем, посылок и бандеролей. Такие отправления можно оформить в любом почтовом отделении страны. Опись несложно заполнить от руки. Если возникают вопросы при оформлении, можно обратиться за помощью к сотруднику почты. Регламент почтовой службы четко прописывает порядок пересылки всех отправлений и разрешения спорных ситуаций.

В Трудовом кодексе и иных нормативных актах заявлено, что обмен документами возможен с помощью почты. Но при этом отправитель обязательно должен заполнить опись — форму 107, то есть письменно перечислить наименование и количество всех высылаемых бумаг.

Это делается в первую очередь для отправителя: у него будут доказательства, что он отправил весь необходимый или требуемый законом перечень бумаг. Кроме того, это дает дополнительную гарантию доставки всей почты в сохранности. Если корреспонденция не дойдет или целостность пакета будет нарушена, отправителю положена компенсация, соразмерная объявленной ценности.

Что касается получателя, то ему опись объяснит, что внутри пакета.

Отметим, что согласно правилам, установленным Почтой России, опись заполняют при отправке:

• ценного письма;
• бандеролей;
• посылки.

Бланк и образец заполнения описи

Форма 107 имеет специальный бланк, утвержденный Приказом Почты России от 17.05.2012 № 114-П. Он выглядит так:

Такой бланк выдают в почтовом отделении, и он заполняется вручную в двух экземплярах: один остается у отправителя, другой приклеивают к письму или посылке. Но вам необязательно стоять в очереди за бланком. Его можно скачать на официальном сайте Почты России , распечатать и принести в готовом виде. Еще один вариант — заполнить форму прямо на сайте, а потом распечатать ее и захватить с собой в отделение.

Каким бы способом вы ни воспользовались, все будут правильными. Главное — подписывать форму должен лично отправитель. И это должна быть самая обыкновенная подпись, электронной цифровой подписью (ЭЦП) описи вложения пока не заверяют.

Заполнять бланк нужно построчно. Что именно писать, указано в самой форме:

• данные об отправителе — Ф.И.О. или наименование организации;
• наименование предметов, документов и их количество;
• объявленная ценность — по желанию и при необходимости, но если везде будут стоять 0 или прочерк, то в случае потери отправления отправитель не сможет потребовать компенсацию.

Желательно прописывать названия документов полностью, а если решите сокращать слова, то должно быть понятно, о чем идет речь. Но какие-то подробности типа номера и даты составления документа не понадобятся.

Вот как может выглядеть опись вложения, составленная представителем ООО «Пион» при отправке письма уволенному сотруднику, который согласился получить трудовую книжку и иные документы, связанные с его трудовой деятельностью, по почте.

Как видите, форма содержит поля для заверения сотрудником госпредприятия. Он же должен будет вписать номер почтового идентификатора. Но помните, сверка содержимого конверта или посылки — услуга платная и для организаций, и для частных лиц. Сколько именно это будет стоить, необходимо уточнять в конкретном почтовом отделении, поскольку тарифы устанавливаются на местах.

Почему-то все ссылаются на раздел 4. А ещё есть раздел 24:

Раздел 24. Особенности вручения РПО с описью вложения; с наложенным платежом; с наложенным платежом и описью вложения

24.1. РПО с объявленной ценностью, пересылаемые с описью вложения перед выдачей адресату вскрываются. Вложение почтового отправления сличается с описью вложения ф. 107.

24.1.1. Если при проверке вложения оно окажется в целости, и будет соответствовать описи ф. 107 (ф.107-Е), акт на вскрытие не составляется. Отправление выдаётся в установленном порядке.

24.1.2. В случае если после проверки вложения оно окажется в целостности, и будет соответствовать описи ф. 107 (ф.107-Е), но адресат отказывается получать отправление, работник отделения почтовой связи обязан составить акт ф. 51-в о вскрытии отправления в 2-х экземплярах в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений. При этом в акте указывается «Адресат от получения отказался», а в постановляющей части акта указывается: Постановили: отправление перезаделать в присутствии адресата и направить в _____________ для возврата отправителю». Отправление после перезаделки возвращается при первом экземпляре акта ф. 51-в в объект почтовой связи места выдачи для вручения отправителю. Второй экземпляр акта ф. 51-в приобщается к документам ОПС (в данном случае, акт ф. 51-в в почтамт не направляется и расследование по данному факту не проводится).

24.1.3. При обнаружении недостачи, замены, полной или частичной порчи вложения работник отделения почтовой связи составляет акт ф. 51-в на вскрытие отправления в 3-х экземплярах в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений и проводится ведомственная проверка.

24.1.4. В случае отказа адресата от вскрытия отправления, он делает соответствующую отметку «От вскрытия отказываюсь. Претензий не имею» на извещении ф.22 (на оборотной стороне адресной части бланка сопроводительного адреса ф.116 к посылке, на листе бланка «Е 1-в» «Подтверждение получения» для отправлений EMS), а также проставляет число и подпись.

24.2. РПО с объявленной ценностью, пересылаемые с наложенным платежом, выдаются получателю после оплаты им полной суммы наложенного платежа и внесения платы за его пересылку почтовым переводом. До оплаты получатель имеет право на получение информации об адресных данных отправителя.

Работник отделения почтовой связи должен выдать адресату бланк наложенного платежа ф.113эн, поступивший вместе с РПО, а затем осуществить приём перевода наложенного платежа с выдачей квитанции, оформленной на ПКТ или квитанции, оформленной по форме №5 (на немеханизированных рабочих местах). После расчёта с получателем РПО вручается установленным порядком.

В случае если бланк наложенного платежа ф. 113эн отсутствует, работник отделения почтовой связи должен выписать дубликат с реквизитами данных получателя наложенного платежа указанными в обратном адресе РПО.

24.2.1. РПО с объявленной ценностью пересылаемые наложенным платежом, поступившие в дефектном состоянии, должны вручаться в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений и при выдаче должны быть вскрыты. В этих случаях сумма наложенного платежа до вскрытия почтового отправления не взыскивается.

В случае отказа получателя от вскрытия он делает отметку в соответствии с пунктом 24.1.4. настоящего Порядка.

24.3. РПО с объявленной ценностью, пересылаемые с наложенным платежом и описью вложения перед выдачей адресату вскрываются. Вложение почтового отправления сличается с описью вложения ф. 107.

24.3.1. Если при проверке вложения оно окажется в целости, и будет соответствовать описи ф. 107 (ф.107-Е), акт на вскрытие не составляется. С адресата взыскивается сумма наложенного платежа, и отправление выдаётся в установленном порядке.

24.3.2. В случае если после проверки вложения оно окажется в целостности, и будет соответствовать описи ф. 107 (ф.107-Е), но адресат отказывается оплачивать наложенный платеж и получать отправление, работник отделения почтовой связи обязан составить акт ф. 51-в о вскрытии отправления в 2-х экземплярах в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений. При этом в акте указывается «Адресат от получения отказался», а в постановляющей части акта указывается: Постановили: отправление перезаделать в присутствии адресата и направить в _____________ для возврата отправителю». Отправление после перезаделки возвращается при первом экземпляре акта ф. 51-в в объект почтовой связи места выдачи для вручения отправителю. Второй экземпляр акта ф. 51-в приобщается к документам ОПС (в данном случае, акт ф. 51-в в почтамт не направляется и расследование по данному факту не проводится).

24.3.3. При обнаружении недостачи, замены, полной или частичной порчи вложения работник отделения почтовой связи составляет акт ф. 51-в на вскрытие отправления в 3-х экземплярах в соответствии с Порядком оформления и вручения дефектных почтовых отправлений и проводится ведомственная проверка.
Запрещается выдавать получателю часть вложения отправления.

24.3.4. В случае отказа получателя от вскрытия он делает отметку в соответствии с пунктом 24.1.4. настоящего Порядка.

Такая отметка является основанием для отказа в удовлетворении претензии о недостаче, замене, полной или частичной порче вложения.

В случае отказа получателя от получения РПО после вскрытия, необходимо оформить возврат почтового отправления в соответствии с пунктом 24.1.2 настоящего Порядка.

24.3.5. РПО выдается получателю после оплаты им полной суммы наложенного платежа и внесения платы за его пересылку почтовым переводом. До оплаты получатель имеет право на получение информации об адресных данных отправителя.

Работник отделения почтовой связи должен выдать адресату бланк наложенного платежа ф. 113эн, поступивший вместе с РПО, а затем осуществить приём перевода наложенного платежа с выдачей квитанции, оформленной на ПКТ или квитанции, оформленной по форме №5 (на немеханизированных рабочих местах). После расчёта с получателем РПО вручается установленным порядком.

В случае если бланк наложенного платежа ф.113эн отсутствует, работник отделения почтовой связи должен выписать дубликат с реквизитами данных получателя наложенного платежа указанными в обратном адресе РПО.

На извещении ф.22 (на письма и бандероли с объявленной ценностью), на бланке сопроводительного адреса ф.116 к посылке, на копии бланка «E 1-в» «Подтверждение получения» к отправлению EMS на свободном месте работник отделения почтовой связи делает отметку о номере перевода и дате его приёма.

24.4. После выдачи адресату РПО с наложенным платежом, почтовое отправление обратно не принимается, сумма наложенного платежа, и плата за его пересылку не возвращаются.